Uma empresa é capaz de gerar uma grande quantidade de documentos por dia, sendo necessário ter um acervo muito grande para guardar todos eles. São documentações trabalhistas, contratos, relatórios, demonstrações contábeis e financeiras e muitos outros. Por isso, é importante que a empresa tenha controle desses documentos através de uma lista mestra.

Além disso, é essencial que ela tenha facilidade para localizar os documentos quando necessário, evitando não conformidades em auditorias.

Felizmente, hoje já existem ferramentas que facilitam esse processo, como o software 8Quali. Com ele, você pode substituir as pastas lotadas de papel e contar com um acervo totalmente digital, tornando a Gestão dos Documentos da sua empresa muito mais ágil e produtiva.

Por que minha Lista Mestra precisa de um software?

Com o software 8Quali você otimiza sua Gestão de Documentos, além de garantir que sua Lista Mestra seja feita de forma muito mais prática e eficaz, facilitando as atualizações e consultas.

Entenda as principais diferenças da Lista Mestra Manual e a Lista Mestra utilizando o software através dessa tabela comparativa:

Viu como o Software 8Quali traz muitas vantagens para a Gestão dos seus documentos? Com ele,  você tem menos custos por evitar problemas a curto e longo prazo, diminuindo as chances de erro quando chegar a hora da Auditoria Externa.

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Conheça outras vantagens do software 8Quali

O 8Quali é um software para gestão que abrange as principais necessidades encontradas na Gestão de Qualidade das empresas. O software atende requisitos de várias normas e uma de suas principais especialidades é auxiliar as empresas na Gestão de Documentos.

Além da atualização automática da Lista Mestra, o software 8Quali traz vários outros benefícios para a Gestão de Documentos da sua empresa. Confira:

• Defina responsáveis e prazos para elaboração, revisão e aprovação;
• Estabeleça as permissões de visualização por usuários para cada documento;
• Utilize a tarja automática de cópias controladas e fique tranquilo durante as auditorias;
• Receba lembretes por e-mail sobre prazos de revisões e liberações de documentos.

Fazer a Gestão de Documentos da sua empresa e, principalmente, atualizar a Lista Mestra não é uma tarefa fácil. É um serviço trabalhoso e exige muita atenção para que o responsável não se esqueça de nenhum item e evite não conformidades por documentos desatualizados, se atentando também ao vencimento dos prazos.

No processo manual é comum que alguma atualização passe batido, pois são muitos documentos gerados diariamente e suas atualizações são contínuas. Por isso, utilizar o 8Quali é fundamental pra evitar que esses esquecimentos prejudiquem a sua empresa.

A utilização de um software traz muitas vantagens para todo o funcionamento e gestão da sua empresa. Com o software 8Quali você evita a má gestão de documentos, pois faz as atualizações automaticamente, evitando esquecimentos que costumam acontecer quando esse processo é feito de forma manual.

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